Výběrová řízení

OFFICE MANAGER S AJ

Jsme CERGE-EI, společné pracoviště Centra pro ekonomický výzkum a doktorské studium Univerzity Karlovy a Ekonomického ústavu AV ČR, v.v.i. a dlouhodobě se umisťujeme mezi institucemi produkujícími nejkvalitnější ekonomický výzkum. Propojujeme vzdělávání a špičkový výzkum ve všech oblastech teoretické a empirické ekonomie, včetně oblastí spojených s ekonomickým rozvojem a veřejnými politikami.

Nyní hledáme pro tým, který zabepečuje chod kanceláře ředitele a slouží jako podpora pro všechny kolegy v instituci, vedoucí Sekretariátu ředitele CERGE-EI.

Nejdůležitější vlastnosti, které budete potřebovat pro spolupráci s námi jsou pečlivost, snaha posouvat věci vpřed a  schopnost se neustále učit.

Podmínkou je Vaše znalost anglického jazyka, který budete intenzivně používat.

Co bude patřit do Vaší pracovní náplně?

• Vedení sekretariátu ředitele za pomoci dvou kolegyň asistentek
• Organizace kalendáře ředitele, sjednávání schůzek apod.
• Vyřizování institucionální korespondence – kontrola všech dokumentů, které ředitel podepisuje, aby byly stylisticky a gramaticky správně a obsahovaly všechny náležitosti
• Příprava a vypravování oficiálních dopisů, odpovědí, žádostí a jmenování
• Pořizování zápisů z porad všech orgánů instituce, jejich distribuce a evidence
• Příprava materiálů na jednání všech orgánů instituce
• Hlídání a kontrola termínů
• Příprava výroční zprávy a dalších reportů instituce
• Organizace menších eventů (teambuildingy, workshopy, apod.)
• Zajišťování cateringu, včetně průzkumu trhu pro akce organizované institucí
• Sledování změn vnitřních předpisů a kontrola jejich dodržování
• Úprava, vydávání a koordinace interních směrnic
• On-boarding zahraničních výzkumných pracovníků
• Aktualizace informací na webových stránkách pracoviště
• Správa telefonních tarifů instituce
• Koordinátor spisové služby
• Koordinátor interního webu Univerzity Karlovy
• Podpora při uzavírání smluv organizace s dodavateli a zaručení správnosti smluv
• Evidence smluv, včetně agendy registru smluv
• Správa a organizace kanceláří a jejich obsazenosti v budově
• Správa datové schránky instituce
• Tajemník dozorčí rady a rady pracoviště
• Správa elektronických podpisů
• Správa, kontrola a vylepšování reporting databáze
• Vyřizování žádostí dle zákona č. 106/1999

Co od Vás potřebujeme?

• Min. SŠ s maturitou (ideálně v oblasti ekonomie, administrativy, apod.)
• Pokročilá znalost anglického jazyka min. B2+ (písemně i ústně).
• Výborná znalost českého jazyka a gramatiky
• Praxe na obdobné pozici velkou výhodou
• Nutná znalost práce s počítačem - MS Office, Office 365, ChatGPT, Sharepoint
• Zkušenosti s vedení malého týmu výhodou
• Pečlivost, spolehlivost a flexibilita, odolnost vůči stresu
• Time management
• Samostatnost, spolehlivost, pečlivost a systematický přístup
• Chuť učit se nové věci a pozitivní přístup k práci, příjemné vystupování
• Skvělé komunikační dovednosti a týmového ducha

Co Vám můžeme nabídnout?

• Zajímavou a odpovědnou práci s rozmanitou náplní a vysokou mírou samostatnosti v přátelském mezinárodním a profesionálním prostředí stabilní instituce světového renomé.
• Týmovou spolupráci v přátelském prostředí.
• Podporu odborného vzdělávání a osobního růstu.
• Plný úvazek s pracovní smlouvou na rok s možností prodloužení na dobu neurčitou
• Flexibilní pracovní dobu a možnost občasné práce z domova.
• Pracoviště přímo v centru Prahy.
• 5 týdnů dovolené + dny osobního rozvoje navíc.
• Dog-friendly kanceláře.
• Zaměstnanecké benefity (zejména stravenkový paušál, příspěvek na MultiSport kartu, příspěvek na produkty spoření na stáří, zaměstnanecké slevy a další)
• Nástup možný dle domluvy.
• Nástupní mzda na plný úvazek 50.000 - 60.000,-Kč, dle vzdělání a praxe.

Jak poznáte, že se k nám hodíte?

Jste samostatná/ý, umíte si zorganizovat práci a komunikovat s různými typy lidí? Rád/a využíváte svoji znalost anglického jazyka?

Potom neváhejte zaslat své CV a motivační dopis do 15. 7. 2025 na email hr@cerge-ei.cz. 

Těšíme se na Vás!

CERGE-EI si vyhrazuje právo zrušit výběrové řízení bez uvedení důvodu.

Zasláním svého životopisu dáváte CERGE-EI, v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679) ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, dále jen „Nařízení“ nebo „GDPR“), souhlas se zpracováním poskytnutých osobních údajů výhradně pro účely daného výběrového řízení, a to v rozsahu nezbytném pro jeho plynulý průběh.

Váš životopis a veškeré Vaše osobní údaje získané v průběhu tohoto výběrového řízení budou ihned po jeho ukončení skartovány/smazány v případě, že s Vámi nebude uzavřen pracovněprávní vztah.